w

Personvern

Personvernerklæring for Nord studentsamskipnad (Studentinord)

29.06.201814:26 Erling Rognes Solbu

Sist oppdatert 29.06.2018

1. Rolle og rammebetingelser

Denne personvernerklæringen omhandler hvordan Nord studentsamskipnad (Studentinord) – lenke til om oss) samler inn, behandler, deler og lagrer personopplysninger om brukere/kunder. Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en identifiserbar enkeltperson. Dette kan være navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, IP-adresse og medlemshistorikk.

Personopplysningene blir behandlet i henhold til personopplysningsloven, EUs forordning for personvern (GDPR), bokføringsloven og eventuelle andre relevante lover. Der innhenting, behandling og lagring ikke er hjemlet i lov/forskrift eller er spesifisert i avtale og kontrakt du inngår som kunde, vil vi innhente samtykke fra deg.

2. Formålet med å samle inn personopplysninger

Studentinord innhenter personopplysninger om våre kunder/brukere for å kunne tilby så gode tjenester som mulig. Innsamling og behandling av personopplysninger forbedrer informasjonen kunder/brukere får om våre tjenester og tilbud, og gjør selvbetjening av søknader, medlemskap, avtaler og leieforhold enklere.

Ved å ta i bruk Studentinords (digitale) tjenester gjør du det nødvendig for Studentinord å behandle personopplysninger om deg.

3. Dine rettigheter

Studentinord er forpliktet til å følge gjeldende regler om personvern. Reglene gir deg blant annet rett til å:

  • Trekke og endre dine samtykker.
  • Få personopplysninger slettet.
  • Få uriktige personopplysninger rettet.
  • Få innsyn i personopplysninger som er lagret.
  • Kreve at opplysningene Studentinord har om deg overføres til en tredjepart som du bestemmer.
  • Klage til Datatilsynet dersom du mener at Studentinord ikke håndterer dine personopplysninger på lovlig måte.

Du kan ordne med innsyn, retting og sletting av opplysninger, samt endre dine samtykker via brukerkontoene du har opprettet i apper/nettsteder Studentinord tilbyr våre tjenester gjennom, eller ved å kontakte Studentinord direkte på post@studentinord.no.  

4. Hvilke opplysninger samles inn og behandles

Leietakere i studentbolig: For å søke om studentbolig må søkerne registrere persondata. Studentinord bruker disse persondata til å behandle søknader, og gi beboere og søkere relevant informasjon til rett tid.   

Brukere av Studentinords barnehager: Opptak skjer gjennom vertskommunenes barnehagesystemer, og følger kommunenes retningslinjer. Foreldre blir bedt om å registrere seg med personopplysninger i tjenestene MyKid (Bodø) og eBarnehage (Trøndelag). Dette er nødvendig for å sikre god kommunikasjon mellom barnehagene og foreldre/foresatte.

Brukere av Studentinords helsetjenester: De tjenestene som faller innunder helselovgivningen (pasientjournalloven) behandles i henhold til denne lovgivningen, og holdes adskilt fra Studentinords øvrige data. Deltakere på kurs gir gjennom samtykke ved påmelding tillatelse til at Studentinord samler inn persondata.

Studentinord formidler også informasjon, tilbud og påmeldinger gjennom flere tjenester (apper) fra eksterne leverandører (Akademika-app, Infoskjermen Go, eBillett, timebestilling for rådgivning, booking av fritidsutstyr). Disse tjenestene kan kreve at brukerne registrerer seg med begrensede persondata. Behandlingen av disse reguleres av databehandleravteler med leverandørene. Persondata som samles inn gjennom disse tjenestene brukes ikke til andre formål enn de som er oppgitt i hver enkelt tjeneste, for eksempel registrere påmelding til et kurs.

Studentinord kan sende ut spørreundersøkelser til kunder som har registrert sin e-postadresse gjennom bruk av våre tjenester, med det formål å få tilbakemeldinger på våre tjenester. Studentinord kan også delta i undersøkelser som Nord universitet sender ut til studenter som har registrert kontaktopplysninger i universitetets studentregister.

Nettsiden studentinord.no lagrer informasjonskapsler (cookies). Når informasjonskapselen lagres på din maskin kan nettsiden huske dine preferanser over tid på bakgrunn av din bruk av nettsiden. Vi henviser til vår nettsideleverandør, Seria og Datatilsynet sine sider om regulering av bruken av informasjonskapsler.

Studentinord bruker Google Analytics til å samle inn informasjon aktivitetene dine på nettstedet studentinord.no. Denne informasjonen bruker vi til statistikk og dataanalyse for å kunne tilby en best mulig brukeropplevelse.

5. Hvordan bruker Studentinord dine opplysninger

Informasjonen vi samler inn, opplysningene du selv har registrert, og opplysninger som oppstår gjennom kundeforholdet, brukes for å oppfylle våre avtaler med deg, gi deg relevant informasjon til rett tid, og å utvikle og forbedre tjenestene våre.

Studentinord bruker opplysningene for å gi deg tilbud og kommunikasjon i tråd med de samtykker du har gitt. Du kan når som helst trekke tilbake samtykket ditt, og vi vil da slette de opplysninger som ble lagret i tilknytning til det aktuelle samtykket.

Vi kan:

  • bruke dine kontaktopplysninger til å sende deg informasjon, og til å invitere deg til å evaluere hvor fornøyd du var med bruk av Studentinords tjenester.
  • markedsføre Studentinords tjenester og tilbud til øvrig kontaktinformasjon du har registrert gjennom bruk av Studentinords tjenester, som epost og telefon.
  • benytte dine personopplysninger og opplysninger om din bruk av Studentinords tjenester anonymisert for å hjelpe oss med å fatte beslutninger om salg, markedsføring og produktutvikling.

6. Arkivering og sletting av personopplysninger

Opplysninger som Studentinord samler inn lagres i inntil seks måneder etter et kundeforholdet er avsluttet. Deretter slettes alle opplysninger om deg utover de opplysninger som bokføringsloven og eventuell særlovgivning (pasientjournalloven) krever lagret.

Slettingen gjennomføres manuelt på faste tidspunkter, ett i høstsemester og ett i vårsemester. Slettingen kontrolleres av behandlingsansvarlig.

7. Behandlingsansvarlig

Etter personopplysningsloven har Studentinord rollen som behandlingsansvarlig. Studentinords administrerende direktør har fullmakt til å opptre som behandlingsansvarlig på vegne av Studentinord. Behandlingsansvar for de ulike tjenestetilbudene kan delegeres til leder av aktuelle tjenesteområde.

Utleveres opplysninger om deg til Studentinord sine tjenesteleverandører, vil tjenesteleverandøren være databehandler for disse opplysningene, og Studentinord vil håndtere ansvaret for databehandlers håndtering av personopplysninger gjennom databehandleravtaler.

8. Hvem deler Studentinord opplysninger med (utlevering)

Studentinord kan i visse tilfeller, regulert av lovverk, levere opplysninger til myndighetene. Studentinord deler ikke dine personopplysninger for kommersielle eller markedsføringsformål uten ditt forutgående samtykke.

9. Hvem behandler dine opplysninger (databehandlere)

Studentinord kan benytte underleverandører for å levere, utvikle og forbedre tjenestene våre. Disse underleverandørene har ikke tillatelse til å benytte personopplysningene for andre formål. Underleverandørene blir da databehandlere, mens Studentinord forblir behandlingsansvarlig. Studentinord inngår databehandleravtaler med alle databehandlere som mottar/behandler/lagrer personopplysninger fra Studentinord.

10. Sikkerhet

Studentinord har IT-avtale med Nord universitet som omhandler drift av e-post og andre IT-tjenester. Denne avtalen omfatter også databehandleravtale mellom Nord universitet og Studentinord, der IT-reglement for begge institusjoner er beskrevet.

Persondata som vi selv samler inn lagres på Nord universitets servere.  

11. Sosiale Medier

Studentinord publiserer nyheter på Facebook, Instagram og Snapchat. Studentinord vil ikke legge ut personopplysninger på disse stedene, men vi kan benytte tilbakemeldinger fra kunder til å videreutvikle våre tjenester ytterligere.

Funksjoner for sosiale medier driftes av en tredjepart. Din bruk av slike funksjoner er underlagt personvernerklæringen til selskapet som leverer dem.

12. Endringer

Studentinord, og våre underleverandører av apper/nettsider/tjenester, kan endre samtykkevilkår og personvernerklæring for å følge nye rettslige krav, og på grunn av endringer i vår egen praksis for innsamling og behandling av personopplysninger. Ved endringer som krever samtykke vil du bli bedt om å samtykke til nye vilkår når du logger på våre tjenester før endringene iverksettes.

Informasjon om andre endringer vil bli gitt i oppdatert personvernerklæring på www.studentinord.no.

13. Dine rettigheter

Som bruker av Studentinords tjenester kan du være trygg på at vi tar ansvar for å beskytte dine personopplysninger. Du kan ha tillit til at vi samler inn, bruker og beskytter personopplysningene dine på en trygg og god måte.

Studentinord garanterer å:

  • Være åpne om hvordan vi samler inn, bruker og lagrer dine personopplysninger.
  • Kun bruke personopplysningene dine for det formålet vi har samlet dem inn for.
  • Ikke samle inn eller behandle flere opplysninger om deg enn vi trenger for å kunne tilby deg relevante tjenester, eller hva du har samtykket til. 

Du har i henhold til personvernlovgivningen rett til innsyn i dine persondata og rett til å få dine data endret, slettet eller utlevert, så sant ikke dette strider mot annet lovverk.

Du kan styre dine samtykker og valg på ved å logge inn på de plattformer/apper tilknyttet Studentinords tjenester som du bruker.

Innsyn i eventuelle øvrige lagrede opplysninger kan du få ved å ta kontakt med Studentinord. Studentinord skal også kontaktes dersom du krever personopplysninger endret, slettet eller utlevert. Har du henvendelser som gjelder personopplysninger, kan du sende e-post til post@studentinord.no og merke den med "Personopplysninger".

Du kan klage på hvordan Studentinord behandler dine opplysninger til:

Datatilsynet
e-post: postkasse@datatilsynet.no
telefon: 22 39 69 00.